Los ejecutivos administrativos son responsables de programar reuniones y citas, redactar actas, organizar viajes y alojamiento, preparar informes, ayudar con la contratación y los salarios, etc.
Los candidatos con sólidas habilidades de oficina, como ingreso de datos, archivo y comunicación oral y escrita, son elegibles para puestos ejecutivos administrativos.
¿Qué es un asistente administrativo ejecutivo?
El Asistente Ejecutivo es responsable de todas las operaciones de la oficina, incluida la planificación, organización y coordinación. Los candidatos que posean un título universitario con buenas habilidades de comunicación y administración del tiempo son elegibles para trabajos ejecutivos administrativos.
Los ejecutivos administrativos juegan un papel importante en la comunicación efectiva en el lugar de trabajo, lo que conduce a los mejores resultados para los empleados y ayuda a la organización en su desarrollo.
Según el tamaño y el tipo de organización, las funciones y responsabilidades de los ejecutivos administrativos difieren. Pero existen algunas tareas comunes que todo ejecutivo administrativo realiza, se enumeran a continuación…
Funciones y responsabilidades de los ejecutivos administrativos
- Responde llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Proporcionar atención al cliente por teléfono.
- Saludar a los invitados, clientes y empleados.
- Brindar información a visitantes, clientes y empleados.
- Mantener un área de recepción limpia y organizada.
- Ayuda en la coordinación del mantenimiento y las reparaciones de la oficina.
- Organizar reuniones y citas.
- Crear y proporcionar informes a los altos directivos.
- Gestión eficaz de las reuniones.
- Realizar tareas básicas de contabilidad y de oficina.
- Mantiene y actualiza archivos, registros y bases de datos para una búsqueda rápida y sencilla.
- Limpieza, seguridad y gestión de instalaciones.
- Realizar trámites de incorporación, emisión de cartas de oferta y nombramiento.
- Coordinación de TI, recursos humanos, finanzas y otros servicios corporativos.
- Ayudar a Recursos Humanos con la entrevista del candidato.
- Creación de biometría, y cédulas de identidad.
- Manejo de caja chica y depósitos bancarios.
- Administrar proveedores, como elegir, negociar contratos y reducir los riesgos de los proveedores.
- Proporcionar y devolver computadoras portátiles, computadoras y otros equipos proporcionados a los empleados.
- Impresión de tarjetas de visita, placas identificativas, cédulas de identidad, etc.
- Gestionar los vales de comida del personal.
- Tareas administrativas generales como verificación de papelería, caja chica, mensajería, control de plagas, equipo de housekeeping, etc.
- Celebración de cumpleaños de los empleados.
- Administre registros mensuales de aniversario y envíe saludos en consecuencia.
- Supervisión del personal de servicio.
- Resolver problemas de mantenimiento como líneas telefónicas, electricidad, conexiones a internet, monitoreo de seguridad, etc.
- Reserve boletos de viaje y alojamiento en hoteles para empleados e invitados.
- Sirve de enlace y coordina con una variedad de departamentos dentro de la oficina central y todas las sucursales.
- Organizar el alojamiento para los empleados en el sitio
- Actualizar y comunicar las políticas y procedimientos corporativos según sea necesario.
- Garantiza que las actividades comerciales se desarrollen sin problemas a través del soporte administrativo.
Habilidades requeridas para el ejecutivo administrativo
- Habilidades de comunicación; Su capacidad para comunicar información tanto en forma escrita como verbal es muy importante para un perfil ejecutivo administrativo.
- Gestión del tiempo para hacer un uso efectivo y productivo de su tiempo.
- Habilidades organizativas: como administrador o ejecutivo, debe planificar y dividir su tiempo entre diferentes actividades para hacer más en menos tiempo.
- multitarea para realizar una variedad de tareas simultáneamente.
- Servicio al cliente habilidades para satisfacer las necesidades del cliente y proporcionar una experiencia positiva.
- Habilidades computacionales como MS Word, Excel y PowerPoint son necesarios.
- Teneduría de libros habilidades para documentar transacciones financieras diarias.
- Habilidades para resolver problemas identificar, analizar e implementar las mejores soluciones a los problemas.
- habilidades persuasivas; Con todas las habilidades anteriores, si posee buenas habilidades persuasivas, lo llevará al siguiente nivel en su carrera.
preguntas frecuentes
Si disfruta de su trabajo como ejecutivo administrativo, seguramente será un trabajo interesante y gratificante.
Cualquier título con conocimientos básicos de informática y sólidas habilidades de comunicación es suficiente para puestos ejecutivos administrativos.
No, ambos son diferentes, sin embargo, algunas responsabilidades laborales de los ejecutivos administrativos y de recursos humanos se correlacionarán.
Obtenga un título, mejore sus habilidades de comunicación e intente postularse para trabajos ejecutivos administrativos.
Las sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo convertirán a un ejecutivo administrativo normal en un excelente ejecutivo administrativo.
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